บทที่4ภาพรวมของการจัดการ : การจัดการฐานข้อมูล

บทที่ 4

 ภาพรวมของการจัดการ : การจัดการฐานข้อมูล

(Managerial Overview : Database Management)

การจัดการฐานข้อมูล : การจัดการทรัพยากรข้อมูล

   ข้อมูล เป็นทรัพยากรสำคัญที่จำเป็นในการจัดการเหมือนกับทรัพย์สินอื่นๆของธุรกิจ องค์กรส่วนใหญ่จะไม่สามารถอยู่รอดหรือประสบผลสำเร็จได้หากปราศจากข้อมูลที่มีคุณภาพเพื่อการดำเนินกิจการภายในและที่เกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมภายนอก

องค์กรอยู่ภายใต้ภาวะความกดดันอย่างมากในการเตรียมสารสนเทศที่มีคุณภาพสำหรับช่วยในการตัดสินใจให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อการเข้าถึงและนำมาใช้งาน ผู้ใช้จึงจำเป็นต้องมีสารสนเทศที่ดีเพื่อการปฏิบัติงานในหน้าที่อันวิฤตของพวกเขาอันเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วการแข่งขันด้านการตลาดที่เพิ่มขึ้น และวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ที่สั้นลง

แนวคิดข้อมูลพื้นฐาน (Foundation Data Concepts)

    แนวคิดพื้นฐานว่าข้อมูลถูกจัดระเบียบในระบบสารสนเทศได้อย่างไร ระดับข้อมูลมีความแตกต่างกันระหว่างกลุ่มหรือส่วนย่อยของข้อมูล ดังนั้นข้อมูลอาจถูกจัดระเบียบเชิงตรรกะในรูปตัวอักขระ เขต ข้อมูล แฟ้ม และฐานข้อมูล แบบเดียวกับการเขียนที่สามารถจัดระเบียบเป็นตัวอักษร คำประโยค และย่อหน้า

-ตัวอักขระ (Character) ส่วนย่อยของข้อมูลเชิงตรรกะขั้นต้น ซึ่งประกอบไปด้วยตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ 1 ตัว อาจมีข้อโต้แย้งว่า Bit หรือ Byte น่าจะเป็นส่วนย่อยของข้อมูลขั้นต้นมากกว่า แต่ในนิยามนี้อ้างถึงส่วนย่อยของการจัดเก็บทางด้านกายภาพ

-เขตข้อมูล (Field) ระดับถัดไปเป็นเขตข้อมูลหรือหน่วยข้อมูล เขตข้อมูลประกอบด้วยกลุ่มของอักษร เช่น กลุ่มของตัวอักขระที่เป็นตัวอักษรของชื่อบุคคลอยู่ในรูปแบบของเขตข้อมูลชื่อ

-ระเบียบ (Record) เขตข้อมูลที่สัมพันธ์กันถูกจัดเป็นกลุ่มในรูปแบบระเบียน แสดงการรวบรวมคุณสมบัติที่ใช้อธิบายเอนทิตี เช่น ระเบียนเงินเดือน ซึ่งประกอบไปด้วยเขตข้อมูลที่อธิบายถึงคุณสมบัติ เช่น ชื่อคน หมายเลขประกันสังคม และอัตราค่าจ้าง

-แฟ้ม (File) กลุ่มของระเบียบที่ประชาสัมพันธ์กัน เรียกว่า แฟ้ม หรือตาราง เช่น แฟ้มพนักงานจะประกอบด้วยระเบียนพนัปงาน แฟ้มอาจจำแนกได้ตามความถี่ของการใช้งาน เช่น แฟ้มเงินเดือน หรือแฟ้มสินค้าคงคลัง

-ฐานข้อมูล (Database) เป็นการรวบรวมแบบบูรณาการของระเลียนหรือออบเจ็กต์ ในเชิงตรรกะที่สัมพันธ์กัน อันประกอบด้วยข้อมูลที่ใช้อธิบายถึงเอนทิตี รวมถึงการปฏิบัติงานของข้อมูลนั้น

แนวคิดเชิงการจัดการฐานข้อมูล

     การพัฒนาฐานข้อมูล และซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นการวิธีการพื้นฐานสมัยใหม่ของการจัดระเบียบข้อมูล แนวคิดเขิงการจัดการฐานข้อมูล  นั้นรวบรวมระเบียบและออบเจ็กต์ให้เป็นฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้โดยโปรแกรมประยุกต์ นอกจากนี้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสำคัญที่เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล ทำหน้าที่เป็นส่วนติดต่อระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูล ที่ช่วยผู้ใช้ให้เข้าถึงระเบียนในฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นการจัดการฐานข้อมูลจึงเกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลเพื่อควบคุม วิธีการสร้างฐานข้อมูล การค้นหา และการบำรุงรักษา เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ สำหรับผู้ใช้และองค์กร

     ดังนั้น แนวคิดการจัดการฐานข้อมูลเกี่ยวข้องกับ 3 กิจกรรมเบื้องต้น คือ

-การปรับปรุงและบำรุงรักษาฐานข้อมูล เป็นผลมาจากรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดใหม่และเหตุการณ์อื่นๆ ที่ขำเป็นสำหรับการการเปลี่ยนแปลงระเบียนข้อมูล

-การเตรียมสารสนเทศที่จำเป็นสำหรับใช้งาน โดยการแบ่งปันข้อมูล ในฐานข้อมูลเดียวกัน โดยได้รับการสนับสนุนจากส่วนต่อประสานของโปรแกรมสำเร็จรูประบบการจัดการฐานข้อมูล

-การเตรียมความสามารถในการโต้ตอบ ค้นหา และจัดทำรายงาน โดยโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลสำเร็จรูป ดังนั้นผู้ใช้สามารถค้นหาฐานข้อมูล สร้างรายงาน และรับการตอบกลับจากคำร้องขอสารสนเทศตามความต้องการเฉพาะ ได้อย่างรวดเร็ว และโดยง่าย

ประเภทขฐานข้อมูล (Types of Databases)

การพัฒนาในเรื่องของเทคโนโลยีสารสนเทศและโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจมีผลทำให้เกิดฐานข้อมูลหลายประเภท

🔅ฐานข้อมูลเชิงปฏิบัติการ เก็บรายละเอียดของข้อมูลที่ต้องการเพื่อสนับสนุนการดำเนินกิจการของทั้งองค์กร อาจเรียกว่า ฐานข้อมูลซับเจ็กแอเรีย

🔅ฐานข้อมูลเชิงวิเคราะห์ เก็บข้อมูลและสารสนเทศที่ดึงมาจากฐานข้อมูลเชิงปฏิบัติการและฐานข้อมูลภายนอก ประกอบด้วยข้อมูลสรุปและสารสนเทศที่จำเป็นต่อผู้จัดการองค์กรและผู้ใช้ อาจเรียกว่า ฐานข้อมูลเชิงการจัดการ

🔅คลังข้อมูล เก็บข้อมูบปัจจุบันและปีก่อนๆ โดยดึงจากฐานข้อมูลเชิงปฏิบัติการต่างๆ ขององค์กร เป็นแหล่งข้อมูลส่วนกลางที่ได้ถูกคัดเลือก แก้ไข จัดมาตรฐาน และรวบรวมเพื่อใช้สำหรับการวิเคราะห์ธุรกิจ การวิจัยตลาด และสนับสนุนการตัดสินใจ

🔅ฐานข้อมูลแบบกระจาย หลายๆ องค์กรทำซ้ำ และกระจายสำเนา หรือบางส่วนของฐานข้อมูลไปยังแม่ข่ายเครือข่ายต่างๆ

🔅ฐานข้อมูลผู้ใช้ ประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่พัฒนาโดยผู้ใช้ที่สถานนีปลายทาง เช่น ผู้ใช้อาจมีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายๆ สำเนาที่ได้ดาวน์โหลดจาก World Wide Web จากโปรแกรมสำเร็จรูปประมวลผลคำ หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

🔅ฐานข้อมูลภายนอก การเข้าถึงสารสนเทศที่มีค่าของฐานข้อมูลภายนอกจากพาณิชย์ต่อตรง โดยจ่ายค่าธรรมเนียม หรือจากแหล่งต่างๆ บนอินทราเน็ต บน World Wide Web ทั้งที่มีค่าใช้จ่ายหรือไม่มีค่าใช่จ่าย จากเว็บไซท์จัดเตรียมหน้าเชื่อมโยงหลายมิติ ข้อมูลในรูปสถิติของกิจกรรม

โครงสร้างฐานข้อมูล (Database Structures)

ความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนเดี่ยวหลายๆระเบียนที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลนั้น อยู่บนพื้นฐานโครงสร้างข้อมูลเชิงตรรกะ หรือแบบจำลอง โปรแกรมสำเร็จรูปประบบจัดการฐานข้อมูลถูกออกแบบให้ใช้โครงสร้างข้อมูลเฉพาะเจาะจง เพื่อช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงสารสนเทศที่เก็บอยู่ในฐานจ้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว โดยโครงสร้างฐานข้อมูลพื้นฐานแบบออกได้เป็น 5 แบบ

1) โครงสร้างเชิงลำดับชั้น

2) โครงสร้างแบบเครือข่าย

3) โครงสร้างเชิงสัมพันธ์

4) โครงสร้างเชิงหลายมิติ

5) โครงสร้างเชิงวัตถุ

แบบฝึกหัดท้ายบท

1. ทำไมแนวโน้มของระบบสารสนเทศ จึงมีการนำไปสนับสนุนงานธุรกิจหลายด้าน

♦เพื่อแก้ปัญหาและสร้างโอกาสในธุรกิจและผู้ใช้ต้องมีความเข้าใจพื้นฐานระบบสารสนเทศ สามารถสนองความต้องการการใช้งานด้านธุรกิจได้

2. ทำไมระบบการตลาดปัจจุบัน จึงเปลี่ยนมาเป็นการใช้งานบนอินเทอร์เน็ต จงอธิบาย
 ♦การตลาดทำหน้าที่สำคัญในการจัดการธุรกิจการค้า องค์ธุรกิจจะต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมากขึ้น เพื่อช่วยในการทำงานด้านการตลาดที่สำคัญในอันที่จะต้องเผชิญหน้ากับสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

3. จงยกตัวอย่างของบริษัทที่นำระบบสารสนเทศเข้าไปช่วยทางธุรกิจ
♦บริษัท Gulf States Paper Corporation
4. ระบบการขายในสำนักงานอัตโนมัติ มีผลกระทบต่อพนักงานขาย พนักงานฝ่ายบริหารการตลาด และฝ่ายจัดทำเรื่องการแข่งขันอย่างไร
♦การเพิ่มจำนวนขึ้นของคอมพิวเตอร์และเครือข่ายทำให้เกิดปัจจัยพื้นฐานสำหรับแรงขับเคลื่อนการขายอัตโนมัติ ในหลายๆบริษัท ใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก เว็บบราวเซอร์และซอฟแวร์ด้านการจัดการติดต่อการขายเป็นเครื่องมือที่จะเชื่อมต่อกับเว็บไซท์การตลาดบนอินเทอร์เน็ต เอ็กซ์ทราเน็ตและอินทราเน็ตของบริษัท

5. ระบบอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ต สามารถนำมาช่วยในการทำงานร่วมกันในกระบวนการผลิตได้อย่างไร
♦ กระบวนการผลิตเหมือนกับคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานวิศวกรรมและการออกแบบ การควบคุมการผลิต ตารางการผลิต และการบริหารด้านการจัดหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการความร่วมมือ การเพิ่มในเรื่องการใช้อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ตและเครือข่ายอื่นๆเพื่อเชื่อโยงกับสถานีงาน

6. ระบบอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต ช่วยสนับสนุนด้านการการจัดการเรื่องทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างไร ยกตัวอย่างมาอย่างละ 3 ตัวอย่าง
♦ - อินเทอร์เน็ต เช่น ระบบออนไลน์ของ HRM ได้เกี่ยวข้องกับการจัดหาลูกจ้างผ่านเว็บไซท์ของแผนกจัดหาลูกจ้างของบริษัท ใช้บริการและฐานข้อมูลของบริษัทจัดหางานบนเว็บ การประกาศผ่านกลุ่มข่าวบนอินเทอร์เน็ตและสื่อสารกับผู้สมัครงานผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ - อินทราเน็ต เช่น การให้บริการตัวเองของลูกจ้างจะช่วยให้พนักงานได้เห็นรายงานด้านผลประโยชน์และค่าใช้จ่าย ข้อมูลด้านการจ้างงานและเงินเดือน สามารถเข้าถึงและปรับปรุงสารสนเทศส่วนบุคคลให้เป็นปัจจุบัน

7. เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ด้านการบัญชี และการเงินอย่างไร อธิบาย
 ♦ระบบคอมพิวเตอร์ด้านการบัญชีจะทำการบันทึกและรายงานการไหลเวียนของเงินทุนภายในองค์กรในเรื่องที่สำคัญในอดีตและผลิตรายการด้านการเงิน ส่วนระบบสารสนเทศด้านการเงิน สนับสนุนผู้จัดการฝ่ายการเงินในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัท เป็นต้น

8. ถ้านักศึกษาเป็นเจ้าของธุรกิจ เป็นผู้บริหารหรือเป็นผู้ประกอบการทางธุรกิจเอง นักศึกษาคิดที่จะนำเอาระบบสาระสนเทศมาใช้หรือไม่ เพราะเหตุใด จงให้เหตุผล
♦ ใช้ เพราะระบบสารสนเทศสามารถที่จะช่วยให้ธุรกิจของเราไปอย่างได้ง่ายขึ้น สะดวกในการบริหารงานมากขึ้น ยิ่งในเรื่องของระบบสารสนเทศด้านบัญชีที่ช่วยในเรื่องของระบบบัญชีออนไลน์ที่ช่วยในเรื่องของกระบวนการสั่งซื้อ การควบคุมสินค้าคงคลัง เป็นต้น

คำถาม

1. โครงสร้างข้อมูลพื้นฐานแบ่งออกได้กี่แบบ
ก. 2 แบบ
ข. 3 แบบ
ค. 4 แบบ
ง. 5 แบบ
2. ประเภทของฐานข้อมูลแบ่งออกเป็นกี่ประเภท
ก. 3 ประเภท
ข.4 ประเภท
ค. 5 ประเภท
ง. 6 ประเภท
3.ฐานข้อมูลเชิงวิเคราะห์เรียกอีกอย่างว่าอะไร
ก. ฐานข้อมูลเชิงการจัดการ
ข.ฐานข้อมูลเชิงปฏิบัติการ
ค.ฐานข้อมูลแบบกระจาย
ง.ฐานข้อมูลผู้ใช้
4. End User Databases คืออะไร
ก.คลังข้อมูล
ข.ฐานข้อมูลผู้ใช้
ค.ฐานข้อมูลแบบกระจาย
ง.ฐานข้อมูลเชิงปฏิบัติการ
5. Network Structure คืออะไร
ก.โครงสร้างลำดับชั้น
ข.โครงสร้างเชิงหลายมิติ
ค.โครงสร้างแบบเครือข่าย
ง.โครงสร้างเชิงวัตถุ

6.การประมวลผลข้อมูลมีกี่ลักษณะ

 ก.1 ลักษณะ                       

 ข.2 ลักษณะ

 ค.3 ลักษณะ                       

 ง.4 ลักษณะ

 7.Data Redundancy คือข้อใด

 ก.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

 ข.หลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องของข้อมูล

 ค.กำหนดระบบความปลอดภัย

 ง.กำหนดให้ข้อมูลมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐา

 8.DBMS ย่อมาจากคำใด

 ก.Database Maintenance Systems

 ข.Database Management Systems

 ค.Database Modification Systems

 ง.Database Ministration Systems

 9.การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลหมายถึงข้อใด

 ก.ข้อมูลจะต้องถูกจัดในลักษณะที่สามารถป้องกัน

 ข.ข้อมูลจะต้องเป็นตัวแทน

 ค.ข้อมูลต้องถูกจัดระบบให้สามารถเลือกเข้าถึงได้ตามจุดมุ่งหมายของผู้ใช้

 ง.เป็นการกำหนดวิธีการที่ระเบียนถูกจัดเก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลบนอุปกรณ์ที่ใช้เก็บข้อมูล

 10.ข้อใดไม่ใช่ลักษณะของโครงสร้างข้อมูลหรือประเภทข้อมูล

  ก.โครงสร้างองค์ประกอบอย่างง่าย

  ข.โครงสร้างข้อมูลพื้นฐาน

  ค.โครงสร้างแบบยาก               

  ง.โครงสร้างแบบซับซ้อน